امروزه یكی از مهمترین اهداف ادارات، سازمان ها و شرکت ها، مكانیزه كردن فعالیت های جاری خود به منظور بهره وری بیشتر و بهتر از پتانسیل های موجود می باشد و در اكثر مواقع گردش نامه ها و حفظ سوابق از مهمترین امور جاری بوده و همواره هزینه انسانی و مالی زیادی را بر سازمان ها تحمیل می نماید

این سیستم برای ثبت و ارجاع و رهگیرری فعالیتهای کارشناسی برای مهندسین ناظر و بازرسان و کارشناسی ها به کار میرود و جهت ثبت رهگیری مراحل و گردش کار به صورت متن و تصاویر و فیلم از کارشناسی ها تا انتهای مراحل گردش کار اداری و اجرائی به کار میرود.

این سیستم به صورت ارجاعات الکترونیکی بوده و تمامی مراحل در سیستم ثبت و بین کاربران و کارشناسان  مدیران به صورت خودکار و یا دستی گردش اطلاعات انجام میگردد.

از این رو یکی از مناسب ترین و سریع ترین راه حل ها جهت کاهش هزینه ها و سرعت بخشیدن به امور جاری استفاده از سیستم های مکانیزه و اتوماسیون اداری می باشد، که هدف در آن حذف کاغذ از مکاتبات داخلی (اداری) و Paperless نمودن کارها می باشد.

اجرای چنین سیستمی در شرکت ها و سازمان ها بسیار سریع بوده و در کوتاه ترین زمان ممکنه نتایج مثبت خود را نمایان می نماید